Dépôt de garantie : quelles retenues le propriétaire peut-il effectuer ?
Homellya11 août 202636 min de lecture
Introduction
À la fin d’une location, la restitution du dépôt de garantie est souvent le moment où apparaissent les derniers désaccords entre propriétaire et locataire.
Une différence entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie ne signifie pourtant pas automatiquement qu’une retenue est possible. Avant de retenir une somme, il faut distinguer le fait constaté, sa cause, la responsabilité éventuelle du locataire et le montant réellement justifiable.
L’objectif n’est donc pas seulement de savoir ce que le propriétaire peut retenir, mais aussi comment calculer, justifier et présenter les retenues pour préserver autant que possible une résolution amiable.
1. À quoi sert le dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie sert à garantir l’exécution des obligations locatives du locataire. À la fin du bail, le bailleur peut déduire certaines sommes restant dues, à condition qu’elles soient dûment justifiées.
Selon la situation, cela peut concerner :
des loyers ou charges restant dus ;
certaines réparations locatives ;
des dégradations imputables au locataire ;
des pertes d’éléments dont il devait répondre ;
certaines sommes que le bailleur doit payer à sa place.
Le dépôt n’est donc pas une somme que le propriétaire peut conserver librement : chaque retenue doit avoir une base identifiable et un montant justifiable.
2. Une différence entre entrée et sortie n’est pas automatiquement facturable
Le premier réflexe consiste à comparer les deux états des lieux. Mais il faut éviter le raccourci :
différence = dégradation = somme à retenir.
Une peinture légèrement passée après plusieurs années peut relever de la vétusté. Un four très encrassé peut relever d’un défaut d’entretien. Une chaise présente à l’entrée mais absente à la sortie peut constituer une perte. Une porte cassée peut être une dégradation.
Chaque ligne doit être analysée séparément.
3. Vétusté ou dégradation : la distinction centrale
Le décret du 30 mars 2016 définit la vétusté comme l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements.
Le locataire n’a pas à rendre le logement à neuf. L’article 7 de la loi du 6 juillet 1989 exclut notamment de la charge du locataire les réparations occasionnées par la vétusté.
Peuvent par exemple relever de la vétusté, selon l’état initial, la durée d’occupation et les circonstances :
une peinture légèrement passée ;
l’usure normale d’un sol ;
un équipement ancien qui se détériore avec le temps.
Peuvent au contraire relever d’une dégradation :
une porte cassée ;
un gros impact dans un mur ;
une vitre brisée ;
une brûlure importante sur un plan de travail.
Il n’existe pas toujours de réponse automatique : l’état initial, l’âge et la cause du dommage comptent.
4. Peut-on facturer le prix du neuf ?
Pas automatiquement.
Si un équipement acheté 600 € neuf a déjà huit ans au moment de la sortie, une retenue de 600 € simplement parce qu’un produit neuf équivalent coûte ce prix serait trop simpliste.
Il faut notamment examiner :
l’âge ;
l’état à l’entrée ;
la durée d’utilisation ;
une éventuelle grille de vétusté ;
la possibilité de réparer au lieu de remplacer.
La retenue ne devrait pas financer la remise à neuf d’un équipement déjà ancien lorsque son ancienneté doit raisonnablement être prise en compte.
5. Et s’il n’existe pas de grille de vétusté ?
Les parties peuvent convenir, dès la signature du bail, d’appliquer une grille de vétusté conforme au décret du 30 mars 2016.
Mais l’absence de grille ne signifie pas que la vétusté disparaît. Elle reste un élément à apprécier au regard de l’âge, de l’état antérieur et de l’usage normal.
6. Le logement est rendu sale : peut-on retenir des frais de ménage ?
Le locataire doit assurer l’entretien courant du logement et de ses équipements. Un nettoyage rendu nécessaire par l’état de restitution peut donc justifier une retenue.
Mais cela ne justifie pas un forfait ménage automatique à chaque départ.
Exemple où une retenue peut être envisageable
L’état des lieux mentionne précisément :
four très encrassé ;
plaques couvertes de graisse ;
sanitaires avec dépôts importants ;
sols nécessitant un nettoyage approfondi.
Le besoin de nettoyage est alors documenté.
Exemple où la retenue est beaucoup plus contestable
L’état des lieux indique que le logement est propre, ou ne relève aucune anomalie de propreté, puis le propriétaire ajoute après coup :
4 heures de ménage : 120 €.
Sans élément établissant le besoin réel de nettoyage, une telle retenue forfaitaire serait beaucoup plus difficile à justifier.
7. Le propriétaire peut-il facturer ses propres heures de ménage ?
La prudence est recommandée.
Si le propriétaire nettoie lui-même, il vaut mieux éviter de fixer un tarif horaire arbitraire. Une approche plus solide consiste à démontrer :
que le nettoyage était nécessaire ;
ce qu’il concernait ;
quel coût raisonnable aurait représenté cette prestation.
Un devis professionnel peut fournir un repère objectif.
La jurisprudence relative aux réparations locatives admet que l’indemnisation du bailleur n’est pas nécessairement subordonnée à la réalisation effective des travaux. Cela ne signifie toutefois pas qu’un forfait librement fixé devient automatiquement opposable au locataire.
8. Le propriétaire doit-il réellement faire les travaux ?
Pas nécessairement dans tous les cas.
La jurisprudence rappelée par l’ANIL admet que l’indemnisation au titre des réparations locatives n’est pas toujours conditionnée à l’exécution effective des réparations. Un devis peut suffire pour justifier le montant demandé.
Le propriétaire peut donc, selon les circonstances, reporter les travaux ou ne pas les réaliser immédiatement.
Deux exigences restent essentielles :
le manquement ou la dégradation doit être établi ;
le montant doit être raisonnablement justifié.
Un juge n’est pas tenu par un devis qu’il estime excessif.
9. Devis ou facture : que faut-il fournir ?
L’article 22 impose que les retenues soient dûment justifiées.
Les pièces utiles peuvent notamment être :
états des lieux ;
photographies ;
devis ;
factures ;
constats ;
inventaire d’un logement meublé ;
échanges relatifs à un incident.
La jurisprudence admet qu’un devis peut suffire pour certaines réparations locatives. Une facture acquittée n’est donc pas systématiquement indispensable.
10. Un élément est manquant à la sortie : comment raisonner ?
Dans un logement meublé, l’inventaire d’entrée est essentiel.
L’article 7 prévoit que le locataire répond des dégradations et pertes survenues pendant la location dans les locaux dont il a la jouissance exclusive, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Il est préférable de parler d’élément manquant ou perdu, plutôt que de le qualifier de « volé » lorsqu’aucun vol n’est établi.
11. Peut-on facturer un élément manquant sans le remplacer ?
Le fait que le propriétaire ne rachète pas immédiatement l’élément ne fait pas nécessairement disparaître le préjudice.
Mais le montant ne doit pas être arbitraire. Il faut pouvoir établir :
que l’élément existait à l’entrée ;
qu’il était remis au locataire ;
qu’il manque à la sortie ;
son état antérieur ;
son âge ;
une valeur ou un coût de remplacement raisonnablement justifiable.
Il faut éviter :
Objet acheté 250 € neuf il y a dix ans → retenue automatique de 250 €.
L’ancienneté et l’état antérieur peuvent devoir réduire le montant du préjudice.
12. Et si l’élément est cassé mais réparable ?
La retenue doit rester proportionnée.
Si une poignée à 25 € suffit à remettre un meuble en état, remplacer un meuble complet à 450 € peut être difficile à justifier sans raison particulière.
Le propriétaire doit pouvoir expliquer pourquoi la solution retenue est nécessaire.
13. Peinture, trous, parquet : éviter la rénovation aux frais du locataire
Une marque localisée sur un mur ne justifie pas automatiquement la peinture complète d’un appartement.
Pour la peinture, il faut examiner :
son état à l’entrée ;
son ancienneté ;
l’étendue de la dégradation ;
la possibilité d’un raccord ;
la vétusté.
Pour les trous, le décret relatif aux réparations locatives mentionne le rebouchage lorsqu’en raison de leur nombre, dimension ou emplacement, ils relèvent effectivement d’une réparation locative.
Pour le parquet, une usure liée au passage pendant plusieurs années ne doit pas être confondue avec une rayure profonde ou une brûlure.
14. Clés, badges et télécommandes manquants
Si une clé, un badge ou une télécommande remis au locataire n’est pas restitué, une retenue peut être envisagée si le coût est justifié.
Il faut toutefois distinguer :
refaire une clé ;
remplacer un badge ;
remplacer une télécommande ;
changer une serrure complète.
Le changement complet de serrure ne doit pas devenir automatique si la situation ne le justifie pas.
15. Électroménager : panne ou dégradation ?
Un appareil qui ne fonctionne plus à la sortie n’est pas automatiquement à la charge du locataire.
Il faut examiner :
son âge ;
son état à l’entrée ;
la nature de la panne ;
l’entretien courant attendu ;
un éventuel incident ;
la vétusté ;
une éventuelle mauvaise utilisation.
Un appareil ancien en fin de vie n’est pas comparable à un appareil récent cassé à la suite d’un choc.
16. Le dépôt de garantie est-il le maximum que le propriétaire peut réclamer ?
Non.
Le dépôt constitue une garantie, mais pas nécessairement le plafond du préjudice.
Si les sommes réellement dues et justifiées dépassent le dépôt, le propriétaire peut demander le solde.
Mais il faut distinguer un simple accord pratique d’une transaction au sens juridique.
20. Attention au protocole transactionnel
L’article 2044 du Code civil définit la transaction comme un contrat par lequel les parties, par des concessions réciproques, terminent une contestation née ou préviennent une contestation à naître. Elle doit être rédigée par écrit.
Une transaction peut avoir des conséquences importantes sur la possibilité de poursuivre ensuite le même litige.
Il faut donc éviter d’ajouter machinalement dans un simple décompte une clause telle que :
Le locataire renonce définitivement à tout recours.
Si les parties souhaitent conclure une véritable transaction, le document mérite une rédaction spécifique et prudente.
21. Le locataire conteste toutes les retenues : comment rester dans l’amiable ?
Il vaut mieux éviter de qualifier immédiatement cette attitude de « mauvaise foi ».
La première étape consiste à demander une contestation ligne par ligne.
Par exemple :
Merci d’indiquer les retenues que vous contestez et le motif pour chacune d’elles.
Puis :
transmettre le décompte détaillé ;
joindre ou rendre accessibles les justificatifs ;
demander les objections précises ;
réexaminer les preuves ;
retirer ou corriger une retenue insuffisamment justifiée ;
proposer un compromis sur les seuls points encore litigieux ;
formaliser l’accord s’il est trouvé.
Cette méthode est généralement plus productive qu’un affrontement global.
22. Si le dépôt ne suffit pas et que le locataire refuse de payer le solde
Le propriétaire peut commencer par une demande écrite claire puis, si nécessaire, une mise en demeure.
Avant le juge, une résolution amiable peut être recherchée par :
échange écrit ;
conciliateur de justice ;
commission départementale de conciliation lorsque le litige relève de sa compétence ;
médiation.
Pour de nombreux litiges civils portant sur une somme inférieure ou égale à 5 000 €, une tentative préalable de résolution amiable est en principe requise avant la saisine du tribunal, sous réserve des exceptions légales.
Le juge doit rester la dernière étape lorsque les preuves et les tentatives amiables n’ont pas permis de résoudre le différend.
23. Quel rôle pour la commission départementale de conciliation ?
La CDC est gratuite et aide bailleurs et locataires à rechercher un accord.
Elle peut notamment être saisie, pour les locations relevant de son champ de compétence, en cas de litige sur le dépôt de garantie.
Elle est particulièrement utile lorsque :
le locataire considère une retenue excessive ;
le propriétaire estime qu’une somme reste due ;
les échanges directs n’aboutissent plus.
La CDC cherche un accord : elle ne tranche pas comme un juge.
24. Et si le propriétaire semble retenir trop ?
Le raisonnement doit fonctionner dans les deux sens.
Le locataire peut vérifier chaque ligne du décompte :
la différence figure-t-elle dans l’état des lieux de sortie ?
existait-elle déjà à l’entrée ?
relève-t-elle de la vétusté ?
la réparation est-elle nécessaire ?
le remplacement complet est-il justifié ?
le montant est-il documenté ?
le devis paraît-il proportionné ?
le propriétaire facture-t-il en réalité une amélioration ou une remise à neuf ?
Une retenue importante n’est pas automatiquement abusive, mais elle doit pouvoir être expliquée et justifiée ligne par ligne.
25. Comment contester une retenue efficacement ?
Le locataire peut demander :
le détail du calcul ;
les états des lieux ;
les photos ;
les devis ;
les factures éventuelles ;
les autres justificatifs.
Une contestation précise est préférable à une contestation générale.
Exemple :
Je conteste la retenue de 450 € relative à la peinture du séjour. L’état des lieux d’entrée indiquait déjà une peinture ancienne et l’état de sortie ne relève qu’une marque localisée. Merci de préciser la prise en compte de la vétusté et la nécessité de repeindre l’ensemble de la pièce.
26. Mise en demeure : encore une étape amiable possible
Si les échanges n’aboutissent pas, une partie peut formaliser sa demande par une mise en demeure.
Le courrier devrait :
rappeler les montants ;
identifier les lignes contestées ;
joindre ou réclamer les justificatifs ;
fixer un délai raisonnable ;
proposer, si pertinent, une dernière solution amiable.
La mise en demeure ne signifie pas qu’un procès est inévitable. Elle peut au contraire clarifier les positions avant une conciliation.
27. Dans quel délai le dépôt doit-il être restitué ?
L’article 22 prévoit deux délais principaux à compter de la remise des clés.
État des lieux de sortie conforme à l’état des lieux d’entrée
Le délai maximal est de 1 mois.
Autres situations
Le délai maximal est de 2 mois.
Les retenues doivent être dûment justifiées.
28. Cas particulier des charges dans un immeuble collectif
Dans un immeuble collectif, le propriétaire peut, sous les conditions prévues par l’article 22, conserver une provision ne dépassant pas 20 % du dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes.
La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes.
Les parties peuvent également convenir amiablement de solder immédiatement l’ensemble des comptes.
29. Que se passe-t-il en cas de restitution tardive ?
Si le dépôt restant dû n’est pas restitué dans les délais, l’article 22 prévoit une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard.
Cette majoration n’est pas due lorsque le retard résulte de l’absence de communication par le locataire de sa nouvelle adresse.
30. Restituer la partie non contestée peut éviter l’escalade
Lorsque le dossier le permet, restituer rapidement la part qui n’est pas réellement en discussion peut éviter qu’un différend limité se transforme en conflit sur l’intégralité du dépôt.
La discussion peut alors continuer uniquement sur les 150 € litigieux.
31. Cas pratique : ménage contesté
L’état des lieux indique :
Cuisine : four très encrassé, graisse importante sur la plaque et la crédence.
Le propriétaire produit un devis de nettoyage de 85 €.
Le locataire affirme avoir fait le ménage.
La question essentielle n’est pas de savoir s’il dit avoir nettoyé, mais quel était l’état objectivement constaté à la restitution.
Si l’état des lieux et les photos établissent le besoin et que le devis est proportionné, la retenue peut être défendable.
Si au contraire l’état des lieux indique que la cuisine est propre et qu’aucune preuve contraire n’existe, un forfait ajouté ensuite serait beaucoup plus difficile à justifier.
32. Cas pratique : chaise manquante mais non remplacée
L’inventaire d’entrée mentionne six chaises en bon état. Cinq sont présentes à la sortie.
Le propriétaire ne souhaite pas immédiatement racheter la sixième.
L’absence de remplacement immédiat ne signifie pas nécessairement l’absence de préjudice. Mais le montant doit tenir compte :
du modèle ou d’un équivalent ;
de l’état initial ;
de l’âge ;
d’une éventuelle vétusté ;
d’un coût de remplacement raisonnable.
Retenir automatiquement le prix neuf historique d’une chaise déjà ancienne serait contestable.
33. Cas pratique : un compromis sur plusieurs retenues
Le propriétaire réclame :
nettoyage : 90 € ;
réparation du mur : 180 € ;
télécommande manquante : 60 €.
Total : 330 €.
Le locataire accepte la télécommande, conteste le nettoyage et trouve la réparation du mur excessive.
Après échange :
télécommande : 60 € acceptés ;
nettoyage : retenue abandonnée ;
mur : accord à 110 €.
Montant final : 170 €.
Les parties peuvent formaliser cet accord séparément du décompte initial.
34. La méthode recommandée en sept étapes
1 — Comparer
Comparer précisément l’entrée et la sortie.
2 — Qualifier
Vétusté, entretien, réparation locative, dégradation ou perte.
3 — Chiffrer
Rechercher un coût raisonnable et proportionné.
4 — Justifier
Réunir états des lieux, photos, devis, factures et autres pièces.
5 — Décompter
Présenter chaque retenue séparément.
6 — Échanger
Permettre une contestation ligne par ligne.
7 — Chercher un accord
Avant la conciliation formelle ou le juge, concentrer la discussion sur les seuls montants réellement litigieux.
Questions fréquentes
Le propriétaire peut-il facturer du ménage à chaque départ ?
Non. Un forfait automatique n’est pas justifié par le seul départ du locataire. Le besoin de nettoyage doit pouvoir être établi et son coût justifié.
Le propriétaire peut-il facturer ses propres heures de ménage ?
Il est préférable d’éviter un tarif horaire arbitraire. Le besoin et un coût raisonnable doivent pouvoir être objectivés.
Un devis suffit-il ?
La jurisprudence admet qu’un devis peut être suffisant pour justifier certaines réparations locatives. Une facture n’est pas toujours nécessaire.
Le propriétaire doit-il réellement effectuer les travaux ?
Pas nécessairement dans tous les cas. L’indemnisation peut être admise sans exécution immédiate, mais le manquement et le montant doivent être justifiés.
Peut-on facturer un élément manquant sans le racheter ?
Le fait de ne pas le remplacer immédiatement ne supprime pas nécessairement le préjudice. Le montant doit toutefois être justifié et tenir compte de l’âge et de l’état antérieur.
Peut-on facturer le prix neuf d’un objet ancien ?
Pas automatiquement. La vétusté et l’état antérieur doivent être pris en compte.
Le dépôt est-il le maximum que le propriétaire peut réclamer ?
Non. Si les sommes justifiées dépassent le dépôt, le solde peut être réclamé.
Le locataire doit-il signer le décompte pour récupérer son solde ?
Non. Il faut distinguer le décompte établi par le propriétaire d’un éventuel accord amiable signé.
Peut-on signer un accord sur les retenues ?
Oui. Si un compromis est trouvé, il peut être formalisé par écrit. Une véritable transaction avec concessions réciproques doit cependant être rédigée avec davantage de précautions.
Que faire si le locataire conteste tout ?
Demander une contestation ligne par ligne, répondre avec les justificatifs, réexaminer les retenues discutables et proposer un accord sur les seuls points litigieux.
Et si le propriétaire retient trop ?
Le locataire peut demander les justificatifs, contester précisément, rechercher une solution amiable puis utiliser la conciliation ou saisir le juge si nécessaire.
Quel est le délai de restitution ?
En principe, un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée et jusqu’à deux mois dans les autres cas, à compter de la remise des clés.
Quelle majoration en cas de retard ?
Le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard, sauf notamment lorsque le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse.
Points clés à retenir
Une différence entre entrée et sortie n’est pas automatiquement facturable.
La vétusté ne doit pas être mise à la charge du locataire.
Le ménage peut justifier une retenue si le besoin est constaté et le coût justifié, mais pas sous forme d’un forfait automatique.
Un devis peut suffire dans certaines situations et les travaux ne doivent pas nécessairement avoir déjà été réalisés.
Un élément manquant peut constituer une perte même si le propriétaire ne le remplace pas immédiatement.
Le prix neuf d’un élément ancien ne doit pas être appliqué automatiquement.
Les retenues devraient être détaillées ligne par ligne et accompagnées de justificatifs.
Le décompte n’a pas à être signé systématiquement par le locataire.
Un accord amiable séparé peut formaliser un compromis.
Une véritable transaction doit être distinguée d’un simple décompte.
Propriétaire et locataire ont intérêt à discuter les lignes litigieuses plutôt qu’à rejeter globalement la position de l’autre.
La CDC et le conciliateur de justice permettent de chercher une solution amiable avant le juge.
Les délais de restitution doivent être respectés sous peine de majoration.
Conclusion
La bonne gestion du dépôt de garantie repose moins sur le nombre de retenues que sur la qualité de leur justification.
Pour le propriétaire, une méthode solide consiste à partir de l’état des lieux, distinguer vétusté et dégradation, chiffrer raisonnablement chaque élément puis transmettre un décompte clair.
Pour le locataire, l’enjeu est de pouvoir vérifier chaque retenue et la contester précisément lorsqu’elle paraît injustifiée ou disproportionnée.
Dans les deux cas, une discussion fondée sur des constats, des photos, des justificatifs et des montants ligne par ligne donne beaucoup plus de chances d’aboutir à un accord qu’un affrontement global sur le dépôt de garantie.
La conciliation et le juge restent disponibles lorsque l’accord est impossible, mais ils devraient intervenir après une véritable tentative de résolution amiable.
